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【再掲】年末調整の控除申告書の電子化スタート

年末調整申告書の電子化スタート

Ⅰ 年調ソフトが公開されました

給与の年末調整時に、社員が記入する「資料」が「電子化」へ進み始めます。
給与計算から年末調整までは、「自社で行っているか・委託しているか」、「給与計算で使っているソフトウエアは...」、など会社によってさまざまですが、その中で、社員が記入している「控除申告書」が「電子化」へ本格的に移行し始めます。

そのきっかけとして、10月に国税庁が「年調ソフト」を公開しました。
「年調ソフト」とは、正式名称は「年末調整控除申告書作成ソフトウエア」と言い、年末調整手続きにて、社員が会社へ提出する下記のような「控除申告書(例:扶養控除申告書)」について作成するためのソフトウエアです。(年末調整の計算ソフトではありません)

控除申告書

今までは、配偶者控除や扶養控除の申告書や、生命保険や地震保険の申告書を社員に配布し、保険については保険会社からハガキで送られている「控除証明書」を貼ったうえで提出を求め、これらの書類に基づき、年末調整業務を行っていると思います。

この控除申告書について、社員が「年調ソフト」に自分のPCやスマートフォンを使って入力し、印刷をして、提出をすることができるようになります。(「年調ソフト」は使わずに、自社で使っているソフトウエアで行うこともできます。)

国税庁HPの画面例
(国税庁HPの画面例)

メリットとしては次のような点です。

  1. 手書きでなく、計算をせず作成できる。(特に今年からは、今までにはない「基礎控除申告書」部分や「所得金額調整控除申告書」部分が新しく加わっているため、複雑になっている)
  2. 提出用データを保存しておけば、翌年には基本データを取り込むことが可能で、一から作成する必要はなくなる。

作成する社員側としても、会社側としても、毎年の更新によって、記入漏れや記入ミスが防げ、計算ミスもなくなる点では、メリットがあると考えられます。

もちろん、年調ソフトを使わずに、今まで通り、配布した控除申告書の用紙に手書きで記入し、保険の「控除証明書」を添付する方法でも構いません。

Ⅱ 更に年末調整業務を電子化させると

ここまでは、「社員の作成する控除申告書」を専用ソフトウエアで作成することでの「電子化」でしたが、今後、「控除申告書や控除証明書のデータ送信」も加えて、次のようなパターンも想定されています。

パターン1...控除申告書と控除証明書の両方を会社へデータ送信

データ送信

【導入方法】

  1. 従業員に、各自の控除証明書等をデータで取得するよう依頼する。
  2. 従業員が控除申告書作成に使用するPC、スマートフォンに年調ソフトを導入する。
  3. 1で取得したデータを2の年調ソフトにインポートして控除申告書を作成するよう依頼する。
  4. 3で作成したデータを給与担当者がインポートして使用できるよう、給与システムの改修等を行う。

 (国税庁HPより)

パターン2...控除申告書はデータ送信・控除証明書はハガキにて

ハガキ取得データ送信

【導入方法】

  1. 従業員が控除申告書作成に使用するPC、スマートフォンに年調ソフトを導入する。
  2. 従業員に年末調整の際に、1で作成したデータの送信及び保険会社等からの「控除証明書(書面)」の提出 (又は提示)を依頼する。
  3. 2で作成したデータを給与担当者がインポートして使用できるよう、給与システムの改修等を行う。

 (国税庁HPより)

パターン3...控除申告書は書面提出・控除証明書はデータ取得後に印刷して提出

データ取得印刷提出

【導入方法】

  1. 従業員が控除申告書作成に使用するPC、スマートフォンに年調ソフトを導入する。
  2. 従業員に、控除証明書データについて、国税庁ホームページの「QRコード付き控除証明書作成システム」(最終 ページ参照)で「QRコード付証明書」を出力の上提出(又は提示)するよう依頼する。

 (国税庁HPより)

注意点

上記のパターンにおいて、控除申告書を社員から電子データにて提出を受ける場合には、所定の「承認申請書」をあらかじめ税務署に対して、提出することが必要となります。(提出月の翌月末日までに承認の可否の通知がなければ、その日に承認があったとみなされます)

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