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電子帳簿保存法⑤

区分③ スキャナ保存の保存要件について

相手から紙で受領した領収書や請求書・見積書・納品書などについては、スキャナを使用して「スキャナ保存」をすることができます。
 大きな要件のひとつとして「タイムスタンプ要件」があります。
 タイムスタンプとは、「その時刻にこの書類が現存したこと」の電子的な証明であり、一般的には、一般社団法人日本データ通信協会の認定するタイムスタンプがあります。
 このタイムスタンプの要件について、改正により、「受領からタイムスタンプ付与までの期間の緩和」や「タイムスタンプの省略の特例」を設けることとなりました。
 また、相互牽制や定期的検査の実施などの「適正事務要件」が撤廃されるなどの緩和もある一方で、スキャナ書類の隠ぺい・仮装があった時の重加算税について、割増となる規定も整備されました。

スキャナ保存の主な保存要件

保存要件 内容
A 入力期間の制限
  1. 早期入力方式
    その書類の受領後、おおむね7営業日以内に入力
  2. 業務処理サイクル方式
    スキャナ保存に関する事務処理規程を定めている場合には、その業務処理に係る通常の期間(最長2か月)からおおむね7営業日以内に入力
B 原則タイムスタンプの付与 タイムスタンプを書類の受領より、上記の入力期間内に付与(改正前は受領者の署名が必要で、かつ3日以内に付与が義務)
特例・・・タイムスタンプの省略 クラウドサービスなどにての保存で、「訂正・削除ができない」又は「訂正・削除履歴確認が可能」で、上記の入力期間内にそのデータの保存を行ったことを確認できる場合は、タイムスタンプは不要とする
C 解像度と画像 200dPi以上で、一定のカラー画像による読み取り
D 入力者等の特定とその確認 「入力を行う者」及び「その者を直接監督する者...スキャナ作業を直接に指揮監督する者」の特定とその情報の確認
E 相互関連性の保持 スキャン書類と帳簿との相互の関連性の保持
F 見読可能装置の備え付け 閲覧PC・プリンタ・マニュアル等を備え付け、速やかに出力可能
G 関係書類の備え付け システム関係書類の備え付け
H 検索要件  ① 取引年月日・取引金額・取引先にて検索
 ② 日付又は金額の範囲指定にて検索
 ③ 2以上の任意の項目での組み合わせで検索
 ※税務調査時にデータのダウンロードの求めに応じる場合には、②③は不要
I 適正事務要件の廃止 相互けん制、定期的な検査、再発防止策の社内規定整備などの適正事務要件を廃止
J 重加算税の加重 スキャナ保存が行われた書類に関して、仮装又は隠ぺいがあった場合には重加算税を10%加重

スキャナ保存に関する注意ポイント

  1. タイムスタンプの認定は...
    一般財団法人日本データ通信協会が認定するタイムスタンプがあります。認定を受けたタイムスタンプ事業者は認定マークを持ち、時刻認証業務を行っています
  2. 既に承認を受けている事業者は...
    既に税務署長の承認を受け、スキャナ保存の適用をしている場合に、上記の新法の緩和の適用を受けるためには、これまでの承認の取りやめの届出書を提出する必要があります。
  3. 書類の廃棄は...
    令和4年以降は、次の場合を除き、法律上はスキャナ保存後の書類の廃棄は差し支えなくなりますが、入力期間内に紙と同等の見え方の確認を確実にした後の廃棄が義務付けられており、折れ曲がりや不明瞭なデータがないことの確認が必要です。レシートや手書き書類などは、特に要注意です。
    (紙保存との併用の場合)
     〇入力期間を経過してしまった場合
     〇プリンタでの出力ができない大きな書類をスキャナした場合

<スキャナ保存のまとめ>

令和4年よりスキャナ保存の要件は、次の点で大きく改正される。
 〇書類を受領からの処理期間の大幅な延長(最長で2ヶ月+7営業日)
 〇タイムスタンプが不要の場合の特例の新設
 〇検索要件の簡略化及び適正事務要件の廃止
 〇税務調査時のダウンロード要件の選択制

ただし、次の点は確実にしておく必要がある。

  1. 「入力を行う者」及び「その者を直接監督する者...スキャナ作業を直接に指揮監督する者」が必要であること
  2. 単にスキャンしてデータを取っておくだけではなく、「スキャン書類と帳簿との相互の関連性を示すための紐づけ」と「検索条件の完備」を確実にする必要があること

したがって、「社長以下少人数の事業で外勤が多い」などであれば、要件の整備されたクラウドサ―ビス等での導入などは比較的しやすく、効果も高い点が多いが、人数が多くなってくると、「承認・決済を含めた動線の確保」「確実にスキャンされているかの確認」「検索機能の要件」などの構築の検討が重要となる。

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