特集コラム

電子帳簿保存法「これだけ!!」ポイント

2023/05/05

5⃣電子取引の保存要件とは・・・

　電子取引の保存をする場合には、次の2つの「保存要件」を満たす必要があります。

①真実性を担保する要件

以下いずれかを行う

　　① 　タイムスタンプが付されたデータの受け取り。
　　② 　保存するデータに速やかにタイムスタンプの付与。
　　③ 　訂正削除の記録が残るシステムやそもそも訂正削除ができないシステムの利用。
　　④　 正当な理由のない「訂正削除の防止に関する事務処理規程」の備え付け

上記については、通常は③または④にて担保します。

2⃣可視性を担保する要件

①パソコンやプリンター、操作マニュアル等を備付けて、速やかに出力できるようにしておく。
②検索要件の確保

①は問題ないと思いますが、課題は「②検索要件の確保」であり、これについては、「7.検索要件とは...。その改正点とは...」にて後述しますが、検討を要します。

6⃣電子取引の保存の注意ポイント

①保存期間は

その取引の属する事業年殿終了の日から原則7年間です。

②保存にあたっての注意

①　電子取引データそのものを保存する必要があります。そのデータをそのまま入力をすることは保存とはなりません。
②　暗号化されたものでないことが要件です。
③　取引の過程での訂正などは保存外で、確定情報のみの保存で可です。ただし、見積書の場合に、前の見積金額を変更して、新たな見積金額として確定する場合には、各々の見積金額が「確定情報」になります。
④　単価などマスター情報も含みます。

③電子メールで請求書を受領した場合の対象は　

④クラウドサービスでのデータ保存点

　電子取引の範囲は、直接に取引当事者間で電子メール等のやり取りでのデータだけでなく、例えば請求書データをクラウドサービスにアップロードして、取引当事者の相互で共有することも電子取引の範囲内です。
　その場合のクラウド内のデータについて、クラウドサービス内に保存する、またはダウンロードして保存することが求められます。
　ただし、「真実性を担保する要件」や「検索要件」に該当させる必要があります。

⑤スマフォアプリでの決済情報

スマホアプリで支払いを決済し、電子データで利用明細を確認する場合には、通常は利用明細データが電子取引データに該当します。
　このデータについて、「真実性を担保する要件」や「検索要件」に該当
させる必要があります。

⑥紙とデータの両方を授受している場合

　例えば請求書につき、紙とデータの両方を受領している場合には、どちらが原本かで取り扱いが分かれます。
　データが確認の意味合いに過ぎず、紙の請求書が原本の扱いであれば、電子取引データに該当せず「紙の請求書の保存義務」となりますが、逆であれば、「電子取引データ」に該当し、保存を要することとなります。